ورزشی ، سلامت ، اشپزی ، سبک زندگی

نوشتن ایمیل یک مهارت ضروری در عصر دیجیتال امروزی است، چه برای مقاصد شخصی یا حرفه ای. نحوه نوشتن ایمیل‌هایتان می‌تواند تاثیر زیادی بر نحوه دریافت پیام شما توسط گیرنده داشته باشد.

نوشتن ایمیل رسمی

ایمیل‌های رسمی معمولاً برای ارتباطات حرفه‌ای مانند درخواست‌های شغلی، پیشنهادات تجاری یا تماس با مافوق استفاده می‌شوند. مراحل زیر به شما کمک می کند تا یک ایمیل رسمی موثر ایجاد کنید:

مرحله 1: خط موضوع ایمیل رسمی خود را با اضافه کردن یک موضوع واضح و مختصر که هدف پیام شما را منعکس می کند، شروع کنید. این به گیرنده کمک می کند تا محتوا را در یک نگاه درک کند و شانس باز شدن ایمیل شما را افزایش می دهد.

مثال: موضوع: درخواست شغلی برای موقعیت دستیار بازاریابی

مرحله 2: سلام با استفاده از یک سلام مناسب مخاطب را مورد خطاب قرار دهید. اگر نام آنها را می دانید، از «آقای/خانم عزیز. [نام خانوادگی].” اگر از جنسیت یا نام آنها مطمئن نیستید، از یک سلام خنثی مانند “مدیر استخدام عزیز” یا “به چه کسی ممکن است مربوط باشد” استفاده کنید.

مثال: جناب آقای جانسون،

مرحله 3: مقدمه در پاراگراف آغازین، خود را معرفی کرده و دلیل نوشتن ایمیل را بیان کنید. در بیان هدف خود واضح و مختصر باشید و در عین حال لحن مؤدبانه خود را حفظ کنید.

مثال: امیدوارم این ایمیل شما را خوب بیابد. نام من امیلی تامپسون است و برای ابراز علاقه به سمت دستیار بازاریابی در شرکت ABC می نویسم.

مرحله 4: متن متن ایمیل شما باید اطلاعات دقیق مرتبط با هدف شما را ارائه دهد. از پاراگراف ها برای سازماندهی افکار خود استفاده کنید و خواندن و درک آن را برای گیرنده آسان تر کنید. مختصر، مختصر باشید و از اصطلاحات غیر ضروری بپرهیزید.

مثال: من اخیراً مدرک لیسانس خود را در بازاریابی به پایان رسانده ام و از طریق کارآموزی در دو آژانس بازاریابی معتبر، تجربیات ارزشمندی به دست آورده ام. من به ویژه تحت تأثیر کمپین های بازاریابی نوآورانه شرکت ABC هستم و دوست دارم فرصتی برای کمک به تیم شما فراهم شود.

مرحله 5: بستن ایمیل خود را با بیانیه پایانی مودبانه به پایان برسانید. از زمان و توجه گیرنده تشکر کنید. از یک عبارت پایانی مناسب مانند «با احترام»، «با احترام» یا «متشکرم» استفاده کنید.

مثال: از اینکه درخواست من را در نظر گرفتید متشکرم. من رزومه خود را برای بررسی شما پیوست کردم. من مشتاقانه منتظر فرصت بحث در مورد اینکه چگونه مهارت های من با الزامات موقعیت منطبق است، هستم.

مرحله 6: امضا نام کامل، اطلاعات تماس و هرگونه وابستگی حرفه ای مرتبط را در امضای ایمیل خود بگنجانید. این باعث می شود که گیرنده در صورت نیاز راحت تر با شما تماس بگیرد.

مثال: با احترام، Emily Thompson تلفن: (555) 123-4567 LinkedIn: linkedin.com/in/emilythompson

مرحله 7: تصحیح قبل از ارسال ایمیل رسمی خود، آن را به دقت تصحیح کنید تا مطمئن شوید که اشتباهات املایی یا دستوری وجود ندارد. یک ایمیل خوب نوشته شده و بدون خطا بر حرفه ای بودن شما تأثیر مثبتی دارد.

مرحله 8: ارسال یک ایمیل آزمایشی در صورت امکان، یک ایمیل آزمایشی برای خود یا یک دوست قابل اعتماد ارسال کنید تا قالب بندی، خوانایی و ظاهر کلی پیام خود را بررسی کنید. این به شما امکان می دهد قبل از ارسال آن به گیرنده مورد نظر، تنظیمات لازم را انجام دهید.

نوشتن غیررسمی ایمیل

ایمیل‌های غیررسمی غیررسمی‌تر هستند و معمولاً برای ارتباط شخصی، مانند تماس با دوستان، اعضای خانواده یا همکارانی که با آنها رابطه دوستانه دارید، استفاده می‌شوند. برای نوشتن یک ایمیل غیررسمی موثر مراحل زیر را دنبال کنید:

مرحله 1: احوالپرسی ایمیل غیررسمی خود را با یک تبریک دوستانه که مناسب رابطه شما با گیرنده است شروع کنید. می‌توانید از عباراتی مانند «سلام [Name]، «Hello [Name]، یا حتی یک «Hey [Name]» ساده استفاده کنید.

مثال: سلام سارا،

مرحله ۲: باز کردن ایمیل را با پرسیدن در مورد سلامتی گیرنده یا ارجاع به مکالمه یا رویداد اخیری که هر دو از آن اطلاع دارید، شروع کنید. این یک لحن دوستانه ایجاد می کند و نشان می دهد که برای رابطه ارزش قائل هستید.

مثال: امیدوارم حال شما خوب باشد. می خواستم گفتگوی هفته گذشته خود را در مورد سفر پیاده روی آینده دنبال کنم.

مرحله 3: متن در متن ایمیل خود، اطلاعات را به اشتراک بگذارید یا درباره موضوعی که می‌خواهید با آن ارتباط برقرار کنید بحث کنید. با خیال راحت از لحن مکالمه ای استفاده کنید وشامل حکایات شخصی یا جزئیات مرتبط باشد.

مثال: من در حال تحقیق در مورد مسیرهای پیاده‌گردی عالی در منطقه خود بودم و به یکی به نام «مسیر آبشاری» برخوردم. مناظر خیره کننده ای را ارائه می دهد و برای تمام سطوح مهارت مناسب است. نظر شما در مورد کاوش با هم چیست؟

مرحله 4: بستن ایمیل خود را با بیانیه پایانی گرم که نشان دهنده رابطه شما با گیرنده است به پایان برسانید. از عباراتی مانند «مراقب باش»، «منتظر نظر شما هستم» یا هر نکته پایانی مناسب دیگری استفاده کنید.

مثال: مراقب باشید و اگر به پیاده روی علاقه دارید به من اطلاع دهید. مشتاقانه منتظر رسیدن به زودی!

مرحله 5: امضا نام کوچک یا نام مستعار خود را در انتهای ایمیل خود وارد کنید. از آنجایی که ایمیل‌های غیررسمی راحت‌تر هستند، نیازی به اطلاعات تماس گسترده یا وابستگی‌های حرفه‌ای نیست.

مثال: بهترین، امیلی

اکنون که مراحل نوشتن ایمیل های رسمی و غیررسمی را آموخته اید، اعمال این دستورالعمل ها را در موقعیت های مختلف تمرین کنید. به یاد داشته باشید که برای اطمینان از ارتباط موثر، سبک نوشتاری خود را بر اساس زمینه و گیرنده مورد نظر تطبیق دهید.